Tôi đến cổng nhà máy lúc 7:30 sáng. Bảo vệ đã biết tôi đến — cuộc kiểm toán đã được thông báo ba tuần trước. [PLACEHOLDER: mô tả chi tiết cụ thể về cổng, loại nhà máy, tỉnh thành]. Điều tôi chú ý đầu tiên không phải là tòa nhà. Đó là những người lao động đang xếp hàng ở lối vào.
Cách một hàng người di chuyển nói lên rất nhiều điều về cách cơ sở quản lý áp lực thời gian, liệu các giám sát viên có mặt hay không, và liệu người lao động có cảm thấy thoải mái tại nơi làm việc của họ hay không. Tôi đã làm việc này gần hai mươi năm, và mười phút đầu tiên trước khi tôi nói một lời với ban quản lý vẫn cho tôi biết nhiều hơn hai giờ đầu tiên xem xét tài liệu.
Cuộc họp khai mạc
Ban quản lý thường đã chuẩn bị sẵn sàng. Một tập hồ sơ trên bàn. Chứng chỉ trong bao nhựa trong. Một bài thuyết trình với bộ slide ESG mà ai đó in ngày hôm qua. [PLACEHOLDER: chi tiết cụ thể về những gì các nhà máy thường chuẩn bị].
Điều tôi làm khác với hầu hết các kiểm toán viên: tôi không bắt đầu với tập hồ sơ.
Tôi bắt đầu bằng cách hỏi tổng giám đốc hướng dẫn tôi qua sáu tháng vừa qua — bằng lời của họ, không phải từ tài liệu. Điều gì khó khăn? Điều gì đã thay đổi? Họ không tự hào về điều gì?
Hầu hết các nhà quản lý đều ngạc nhiên với câu hỏi này. Một số thư giãn. Một số trở nên dè dặt theo cách cho tôi biết chính xác nơi cần xem xét trước tiên.
Tập hồ sơ đã chuẩn bị sẽ đến sau. Những gì tôi nghe trong mười lăm phút đầu tiên — sự do dự, những điều được đề cập nhanh rồi qua đi — thường có nhiều thông tin hơn tất cả những gì trong các bao nhựa.
Kiểm tra cơ sở
Tôi tự kiểm tra. Không phải chuyến tham quan mà ban quản lý muốn cho tôi xem — mà là con đường tôi chọn, theo tốc độ của riêng tôi, quay lại khi điều gì đó thu hút ánh nhìn của tôi.
Đây là những gì tôi tìm kiếm, và lý do tại sao mỗi điều này quan trọng hơn hầu hết mọi người nghĩ:
Lối thoát khẩn cấp và lối đi. Không phải liệu chúng có tồn tại hay không, mà là liệu người lao động có thực sự có thể tiếp cận chúng trong điều kiện thực tế — với máy móc đang chạy, lối đi với mật độ sàn sản xuất, trong thời gian đổi ca. [PLACEHOLDER: chèn một quan sát cụ thể từ cuộc kiểm toán thực tế, đã ẩn danh].
Bảng thông báo. Phiên bản tuân thủ của bảng thông báo được ép nhựa và không bị chạm vào. Phiên bản thực có những bổ sung gần đây, một số chữ viết tay, bằng chứng rằng người lao động đã đọc và tương tác với những gì được đăng. Bảng thông báo được bảo quản hoàn hảo là một phát hiện.
Khu vực nghỉ giải lao. Ai sử dụng nó, nó được trang bị như thế nào, liệu nó có thể tiếp cận được trong ca làm việc hay không. Tại các cơ sở nơi người lao động ăn tại máy của họ, thường có một phòng nghỉ được ghi lại chỉ tồn tại cho mục đích kiểm toán.
Lưu trữ và tình trạng thiết bị bảo hộ cá nhân. Không phải liệu PPE có sẵn hay không mà là liệu nó có vừa vặn không, liệu nó có đang được sử dụng không, và liệu người lao động có biết lý do tại sao họ sử dụng nó hay chỉ biết rằng họ phải dùng khi có kiểm toán viên. [PLACEHOLDER: ví dụ cụ thể về PPE hình thức so với sử dụng thực sự].
Ký túc xá, nếu có. [PLACEHOLDER: phần này yêu cầu kinh nghiệm cụ thể — kiểm toán ký túc xá có các quy trình riêng biệt].
Tôi chụp ảnh suốt. Không phải mặt của người lao động — điều đó không bao giờ phù hợp nếu không có sự đồng ý — mà là các điều kiện vật chất, trạng thái thiết bị, biển báo, và bất cứ điều gì tôi cần tham chiếu trong báo cáo. Ban quản lý đôi khi yêu cầu tôi ngừng chụp ảnh. Tôi giải thích những gì tôi có thể và không thể chụp ảnh theo giao thức kiểm toán. Tôi không dừng lại.
Phỏng vấn người lao động
Đây là phần của cuộc kiểm toán quan trọng nhất và thường xuyên được thực hiện kém nhất.
Tôi tiến hành phỏng vấn riêng biệt với ban quản lý. Luôn luôn. Không có ngoại lệ. Đây là điều kiện không thể thương lượng của mỗi hợp đồng tôi chấp nhận. Nếu một nhà máy khăng khăng rằng một giám sát viên hoặc nhân viên HR phải có mặt trong khi phỏng vấn người lao động, tôi kết thúc cuộc phỏng vấn ngay lập tức và ghi chú sự cản trở này trong báo cáo của mình.
[PLACEHOLDER: chèn câu chuyện về việc hủy buổi đào tạo — buổi mà các giám sát viên đang quan sát từ phía sau — như một minh họa cho cùng nguyên tắc áp dụng trong đào tạo].
Năm câu hỏi tôi luôn hỏi, dưới một số hình thức:
“Bạn có thể kể cho tôi nghe bạn làm gì ở đây — một ngày bình thường trông như thế nào không?” Không phải câu hỏi tuân thủ. Câu hỏi hiệu chỉnh. Tôi đang học từ vựng của họ, mức độ thoải mái khi nói chuyện với tôi, và liệu họ có mô tả điều kiện ở thì hiện tại hay ở thì quá khứ theo kịch bản kiểm toán đã học hay không.
“Nếu có điều gì đó cảm thấy không đúng — không công bằng, không an toàn, hoặc khó chịu — bạn sẽ làm gì?” Đây là câu hỏi về cơ chế khiếu nại, được hỏi mà không dùng những từ “cơ chế khiếu nại.” Người lao động trả lời “Tôi sẽ đến HR” hoặc đã trải qua hệ thống hoạt động hiệu quả hoặc đã được tập dượt câu trả lời đúng. Câu hỏi tiếp theo — “Điều đó đã xảy ra chưa? Kết quả là gì?” — phân biệt hai trường hợp.
“Phần khó nhất của công việc là gì?” Mở rộng, nhân văn hóa. Người lao động đã được hướng dẫn cho kiểm toán thường đưa ra câu trả lời liên quan đến an toàn ở đây. Người lao động chưa được hướng dẫn sẽ kể cho bạn nghe thực tế làm việc tại cơ sở này như thế nào.
“Bạn có biết lương của bạn bao gồm những gì không — các khoản khấu trừ, cách tính làm thêm giờ?” Hầu hết người lao động không biết. Không phải vì họ thiếu thông tin, mà vì phiếu lương được thiết kế để không dễ đọc. Khi một người lao động có thể hướng dẫn tôi qua phiếu lương của họ, cơ sở đó đang làm đúng điều gì đó. [PLACEHOLDER: sự phức tạp cụ thể về phiếu lương mà anh đã gặp].
“Có điều gì bạn muốn tôi biết mà tôi chưa hỏi không?” Tôi hỏi câu này cuối cùng, sau khi đã xây dựng được sự tin tưởng. Những câu trả lời ở đây là những câu trả lời cuối cùng xuất hiện trong các phát hiện. [PLACEHOLDER: ví dụ ẩn danh về điều gì đó được phát hiện qua câu hỏi này].
Tôi tiến hành từ mười hai đến hai mươi cuộc phỏng vấn cho một cơ sở cỡ trung bình. Không phải tất cả chúng đều là những cuộc trò chuyện chính thức, có cấu trúc — một số xảy ra trong quá trình kiểm tra cơ sở, trong khi đi qua, theo cách cảm thấy giống như cuộc trò chuyện hơn là thẩm vấn. Người lao động đã được hướng dẫn để đưa ra câu trả lời an toàn trong cuộc phỏng vấn chính thức thường sẽ bỏ kịch bản trong một cuộc phỏng vấn không chính thức.
Xem xét tài liệu
Khi tôi đến xem xét tài liệu, tôi đã có một bức tranh. Các tài liệu hoặc xác nhận những gì tôi đã thấy hoặc tạo ra những câu hỏi mới.
Khoảng cách giữa những gì hồ sơ ghi lại và những gì sàn nhà máy cho thấy là đặc trưng xác định của hầu hết các vi phạm tuân thủ tôi tìm thấy. [PLACEHOLDER: ví dụ cụ thể về trường hợp hồ sơ lương so với mức lương người lao động báo cáo không khớp].
Hồ sơ làm thêm giờ là không đáng tin cậy nhất. Không phải vì chúng bị làm giả — mặc dù điều đó xảy ra — mà vì việc tính toán làm thêm giờ theo Bộ luật Lao động Việt Nam [PLACEHOLDER: chi tiết cụ thể về luật Việt Nam — tham chiếu Bộ luật Lao động Điều X] thực sự phức tạp, và hầu hết các cơ sở chưa bao giờ có ai ngồi xuống và xác minh phương pháp tính toán của chính họ là đúng.
Tôi tìm kiếm:
- Tính nhất quán giữa các tài liệu — hồ sơ chấm công, hồ sơ lương và phê duyệt làm thêm giờ có kể cùng một câu chuyện không?
- Khoảng trống trong hồ sơ — một tháng thiếu trong nhật ký kiểm tra an toàn và sức khỏe thường không phải là sơ suất.
- Chữ ký — ai ký cái gì, và liệu những người đó có còn được tuyển dụng trong vai trò mà chữ ký ngụ ý họ đã nắm giữ hay không.
- Vấn đề ngày tháng — tài liệu có ngày tạo gần một cách đáng ngờ trong một khoảng thời gian rộng. [PLACEHOLDER: đây là vấn đề nhạy cảm — anh nên quyết định mô tả rõ ràng đến mức nào].
Cuộc họp bế mạc
Tôi trình bày phát hiện vào cuối ngày. Luôn luôn trong cùng ngày — những phát hiện để qua đêm trở thành những phát hiện mà ban quản lý đã sửa đổi phản hồi của họ trước khi tôi hoàn thành việc viết chúng.
Đây là những gì tôi từ chối làm trong một cuộc họp bế mạc:
Tôi sẽ không làm mềm một phát hiện nghiêm trọng vì đội ngũ quản lý buồn bã. Tôi đã được nói rằng phát hiện sẽ làm hỏng mối quan hệ với người mua. Tôi đã được đề nghị sửa đổi báo cáo. Tôi đã có những cuộc họp bế mạc mà tổng giám đốc khóc. Phát hiện vẫn còn đó.
Tôi sẽ không trình bày phát hiện như câu hỏi. “Chúng tôi nhận thấy rằng có lẽ hồ sơ làm thêm giờ có thể có một số sai lệch” không phải là cách tôi truyền đạt. Một phát hiện là một phát hiện. Tôi mô tả nó, tôi tham chiếu điều khoản tiêu chuẩn mà nó thuộc về, và tôi mô tả hành động khắc phục trông như thế nào. Cơ sở có thể không đồng ý. Họ có thể ghi lại sự không đồng ý đó trong phản hồi hành động khắc phục. Nhưng phát hiện là những gì tôi quan sát được.
Những gì tôi cố gắng làm: tách biệt phát hiện khỏi con người. Một cơ sở có vấn đề về cơ chế khiếu nại không có đội ngũ quản lý tham nhũng — thường thì họ có một đội ngũ quản lý chưa bao giờ được chỉ cho thấy cơ chế khiếu nại hoạt động hiệu quả trông như thế nào trong thực tế. Cuộc họp bế mạc một phần là về phát hiện và một phần là về phiên bản tốt hơn của cơ sở này có thể trông như thế nào.
[PLACEHOLDER: chèn ngôn ngữ cụ thể mà anh sử dụng trong các cuộc họp bế mạc — cách diễn đạt giải tỏa sự phòng thủ mà không làm mềm thông điệp].
Trên đường về
Tôi nghĩ về những người lao động tôi đã nói chuyện. [PLACEHOLDER: một tương tác ẩn danh cụ thể với người lao động còn đọng lại — anh nên chọn điều này].
Công việc lặp đi lặp lại về cấu trúc và hoàn toàn khác nhau trong thực tế mỗi lần. Mỗi cơ sở có một bộ áp lực khác nhau — thời hạn của người mua, chu kỳ sản xuất theo mùa, điều kiện thị trường không liên quan đến tuân thủ nhưng định hình mọi thứ về cách quản lý tuân thủ.
Điều không thay đổi: người lao động là những người thực, điều kiện làm việc của họ là chủ đề thực sự của mọi tiêu chuẩn tôi kiểm toán, và liệu một cuộc kiểm toán có tạo ra sự khác biệt hay không phụ thuộc hoàn toàn vào việc người tiến hành nó có tin vào điều đó hay không.
Tôi tin vào điều đó. Gần hai mươi năm trong nghề. Vẫn còn.
Trần Xuân Quang là cố vấn tuân thủ xã hội cấp cao và kiểm toán viên độc lập tại Việt Nam. Ông có chứng chỉ SA8000, RBA và CQI/IRCA ISO 9001 Lead Auditor và đã tiến hành hơn [PLACEHOLDER: số lượng] cuộc kiểm toán trên khắp Đông Nam Á.
